¿Qué información lleva un recibo de pago? Campo por campo

Información del empleado y del empleador

La parte de arriba de todo recibo de pago identifica a las dos partes de la relación laboral. Esta información es necesaria para verificar ingresos y para reportar impuestos.

Los datos del empleado suelen incluir:

• Nombre legal completo: debe coincidir con tu forma W-4 y con tus registros del Seguro Social
• Dirección: tu dirección postal actual, la que tiene registrada tu empleador
• Número de Seguro Social (últimos 4 dígitos): aparece como XXX-XX-1234 para verificar tu identidad sin mostrar tu número completo
• Número de empleado: un número de referencia interno que te asigna tu empleador

Los datos del empleador incluyen:

• Nombre y dirección de la empresa: la entidad legal que te paga
• Número de Identificación del Empleador (EIN): el número de identificación fiscal federal de la empresa, con el formato XX-XXXXXXX
• Fechas del periodo de pago: la fecha de inicio y la fecha de fin del periodo que cubre el recibo (por ejemplo, del 06/01/2025 al 06/15/2025)
• Fecha de pago: el día en que realmente se emitió el pago

Pago bruto

El pago bruto es el total que ganas antes de que te descuenten cualquier deducción. Es el punto de partida de todos los cálculos del recibo de pago. La forma de calcularlo depende de si te pagan por hora o si tienes un salario fijo.

Empleados por hora: pago bruto = horas trabajadas × tarifa por hora. Si trabajaste 80 horas a $25 la hora, tu pago bruto de ese periodo es de $2,000. Las horas extra (las que pasan de 40 en una semana laboral) normalmente se pagan a 1.5 veces tu tarifa regular, según la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA).

Empleados con salario: pago bruto = salario anual ÷ número de periodos de pago. Un salario anual de $60,000 pagado cada dos semanas da $2,307.69 de pago bruto por periodo (26 periodos de pago al año). Con pago mensual, son $5,000 por periodo (12 periodos de pago al año).

Por lo general, tu recibo de pago divide el pago bruto en categorías: horas regulares, horas extra, pago por días festivos, bonos y comisiones. Cada línea muestra la tarifa y el número de horas o unidades. Entender esta sección te ayuda a comprobar que tu empleador te está pagando bien. Si necesitas crear un recibo de pago porque trabajas por cuenta propia o como independiente, tú mismo pones estos valores.

Deducciones de impuestos

Las deducciones de impuestos son retenciones obligatorias que exigen las leyes federales y estatales. Se restan de tu pago bruto antes de que recibas tu cheque. Un recibo de pago estándar tiene cuatro deducciones de impuestos principales.

Impuesto federal sobre la renta

El impuesto federal sobre la renta se calcula con el método de porcentaje de la Publicación 15-T del IRS (fuente: irs.gov/publications/p15t). La cantidad que te retienen depende de tu estado civil para efectos de la declaración (soltero, casado que presenta una declaración conjunta o cabeza de familia), de la frecuencia con la que te pagan y de tu salario ajustado después de la deducción estándar.

El IRS usa tramos de impuestos progresivos, es decir, tus ingresos pagan tasas cada vez más altas a medida que aumentan. Para 2025, los tramos de un contribuyente soltero van del 10% sobre los primeros $11,925 al 37% sobre los ingresos de más de $626,350. Tu recibo de pago muestra la retención de cada periodo calculada con estos tramos. Si quieres ver con más detalle cómo funcionan estos cálculos, lee nuestra guía sobre los cálculos de impuestos en el recibo de pago.

Impuesto estatal sobre la renta

El impuesto estatal sobre la renta cambia muchísimo de un estado a otro. Nueve estados no cobran impuesto estatal sobre la renta a los salarios: Alaska, Florida, Nevada, New Hampshire, South Dakota, Tennessee, Texas, Washington y Wyoming. Los otros 41 estados y Washington D.C. aplican tasas que van desde menos del 2% hasta más del 13%.

Si vives en un estado con impuesto sobre la renta, esta deducción aparece en una línea aparte de tu recibo de pago. PayStubHQ calcula la retención correcta para los 50 estados. Consulta la tasa de tu estado en nuestro directorio estado por estado.

Seguro Social (FICA)

El impuesto del Seguro Social, que forma parte de la Ley de Contribuciones Federales al Seguro Social (FICA), se retiene a una tasa fija del 6.2% de tu salario bruto hasta el límite salarial anual de $184,500 para 2026 (fuente: ssa.gov). Tu empleador aporta la misma cantidad, es decir, paga un 6.2% adicional.

Cuando tus ganancias del año hasta la fecha (YTD) pasan de $184,500, la retención del Seguro Social se detiene por el resto del año. Si ganas $5,000 al mes, pagarás $310 al mes de impuesto del Seguro Social ($5,000 × 6.2%) hasta que llegues al límite.

Medicare

El impuesto de Medicare se retiene al 1.45% de todo tu salario bruto, sin límite (fuente: irs.gov). A diferencia del Seguro Social, no hay un tope para los salarios sujetos al impuesto de Medicare.

Para los contribuyentes individuales, se aplica un Impuesto Adicional de Medicare del 0.9% a los salarios de más de $200,000 al año. Por encima de ese umbral, la tasa combinada de Medicare llega al 2.35%. En un cheque mensual de $5,000, la deducción normal de Medicare es de $72.50 ($5,000 × 1.45%).

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Otras deducciones

Además de los impuestos, tu recibo de pago puede mostrar deducciones voluntarias y deducciones ordenadas por un tribunal. Estas reducen lo que te llevas a casa, pero muchas veces te dan beneficios valiosos:

• Primas del seguro médico: tu parte del costo de la cobertura médica, dental y de la vista. Muchas veces se descuentan antes de impuestos, lo que reduce tu ingreso sujeto a impuestos.
• Aportes al 401(k) o a otro plan de jubilación: los aportes al 401(k) tradicional se hacen antes de impuestos, mientras que los del Roth 401(k) se hacen después de impuestos. Es común que el empleador iguale entre el 3% y el 6% de tu salario.
• Cuenta de ahorros para la salud (HSA): aportes antes de impuestos para cubrir gastos médicos que califican, disponible con los planes de salud de deducible alto.
• Embargos de salario: deducciones ordenadas por un tribunal para la manutención de los hijos, préstamos estudiantiles o gravámenes fiscales. Son obligatorias y se aplican antes de que recibas tu pago.
• Cuotas sindicales: si perteneces a un sindicato, las cuotas se descuentan automáticamente según tu contrato colectivo de trabajo.
• Seguro de vida y de discapacidad: primas de la cobertura que ofrece el empleador, que suelen ser una cantidad pequeña por periodo.

Las deducciones antes de impuestos (401k tradicional, HSA, seguro médico) bajan tu ingreso sujeto a impuestos, así que te retienen menos impuesto federal y estatal. Las deducciones después de impuestos (Roth 401k, algunos seguros, embargos) se descuentan después de calcular los impuestos.

Pago neto (lo que te llevas a casa)

El pago neto es la cantidad que realmente recibes después de todas las deducciones. La fórmula es sencilla:

Pago neto = pago bruto − impuesto federal − impuesto estatal − Seguro Social − Medicare − otras deducciones

Esta es la cantidad que aparece en tu depósito directo o en tu cheque. Si tu pago bruto es de $5,000 al mes y tus deducciones suman $1,400, tu pago neto es de $3,600. Entender la diferencia entre el pago bruto y el pago neto te ayuda a hacer un presupuesto realista y a evitar sorpresas cuando llega la temporada de impuestos.

Si quieres ver al instante un cálculo aproximado de lo que te llevas a casa, prueba la calculadora de sueldo de PayStubHQ. Escribe tu salario, tu estado y tu estado civil para efectos de la declaración, y verás el desglose en tiempo real.

Totales del año hasta la fecha (YTD)

Los totales del año hasta la fecha (YTD) muestran todo lo que llevas ganado y deducido desde el 1 de enero hasta el periodo de pago actual. Todo recibo de pago incluye columnas YTD junto a las cantidades del periodo actual.

Los totales YTD importan por tres razones:

1. Control del límite salarial del Seguro Social: cuando tus ganancias brutas YTD pasan de $184,500, ya no te retienen el Seguro Social. Tu total YTD te dice exactamente qué tan cerca estás del límite.
2. Saber en qué tramo de impuestos estás: a medida que crece tu ingreso YTD, puedes pasar a tramos federales más altos, lo que significa una retención mayor por periodo en la segunda mitad del año.
3. Cuadrar las cifras con el formulario W-2: al final del año, los totales YTD de tu último recibo de pago deberían coincidir casi por completo con las cifras de tu formulario W-2. Cualquier diferencia es una señal de que debes hablar con el departamento de nómina antes de declarar tus impuestos.

Revisar tus totales YTD en cada periodo de pago es una de las formas más fáciles de detectar errores de nómina a tiempo, antes de que se acumulen durante varios periodos.

Cómo leer tu recibo de pago: un ejemplo real

Veamos un recibo de pago de ejemplo de un contribuyente soltero en California que gana $60,000 al año y cobra una vez al mes ($5,000 brutos por periodo):

• Pago bruto: $5,000.00
• Impuesto federal sobre la renta (Pub. 15-T del IRS, soltero): ~$514.00
• Impuesto estatal de California (tasa efectiva de alrededor del 4%): ~$200.00
• Seguro Social (6.2%): $310.00
• Medicare (1.45%): $72.50
• Seguro médico (parte del empleado): ~$150.00
• 401(k) (6% antes de impuestos): $300.00

Deducciones totales: ~$1,546.50

Pago neto (lo que te llevas a casa): ~$3,453.50

En este ejemplo, el empleado se lleva a casa alrededor del 69.1% de su pago bruto. La deducción más grande es el impuesto federal sobre la renta, seguida del Seguro Social. Las deducciones antes de impuestos, como el 401(k), redujeron el ingreso sujeto a impuestos, por lo que la retención federal y estatal es un poco menor que la de un trabajador que no aporta para su jubilación.

Para ver los números exactos según tu salario, tu estado y tu estado civil para efectos de la declaración, usa la calculadora de sueldo de PayStubHQ. Si necesitas un recibo de pago profesional, puedes crear uno en menos de 2 minutos.

Preguntas frecuentes

¿Qué significa YTD en un recibo de pago?

YTD son las siglas en inglés de year-to-date, que quiere decir año hasta la fecha. Muestra todo lo que llevas ganado y deducido desde el 1 de enero hasta el periodo de pago actual. Los totales YTD te ayudan a seguir tu avance hacia los tramos de impuestos y hacia el límite salarial del Seguro Social de $184,500 (fuente: ssa.gov). Revisar tus cifras YTD en cada periodo de pago es la forma más fácil de detectar errores de nómina antes de que se acumulen.

¿Por qué mi pago neto es diferente de mi pago bruto?

Tu pago neto (lo que te llevas a casa) es tu pago bruto menos todas las deducciones: impuesto federal sobre la renta, impuesto estatal sobre la renta, Seguro Social (6.2%), Medicare (1.45%) y cualquier deducción voluntaria, como el seguro médico o los aportes para la jubilación. Para la mayoría de los trabajadores, el pago neto equivale a entre el 60% y el 75% del pago bruto, según el estado, el estado civil para efectos de la declaración y los beneficios que elijan.

¿Cómo calculo mi pago neto con mi recibo de pago?

Para calcular tu pago neto, empieza con tu pago bruto y resta cada línea de deducción: impuesto federal, impuesto estatal, Seguro Social, Medicare, primas de seguro, aportes para la jubilación y cualquier otra retención. Usa la calculadora de sueldo gratis de PayStubHQ para ver el desglose exacto según tu salario, tu estado y tu estado civil para efectos de la declaración, sin hacer cuentas a mano.