Requisitos del recibo de pago por estado: leyes de 2025

¿Los empleadores están obligados a dar recibos de pago?

No existe una sola ley federal que obligue a los empleadores a entregar recibos de pago. La Ley de Normas Justas de Trabajo (Fair Labor Standards Act, FLSA) exige que el empleador lleve registros precisos de los salarios, las horas trabajadas y las deducciones de cada empleado, pero no lo obliga a entregarle un recibo de pago por escrito a cada trabajador (fuente: dol.gov/agencies/whd/flsa).

En la práctica, la mayoría de los empleadores entrega recibos de pago por voluntad propia, porque son un registro claro de lo que se le paga a cada persona. Aun así, la obligación legal de entregarlos viene de la ley estatal, no de la federal. Por eso las reglas cambian mucho según el estado donde opera tu negocio o donde viven tus empleados.

Para 2025, la mayoría de los estados ya había aprobado leyes que obligan al empleador a entregar algún tipo de comprobante de salario. Los detalles van desde exigir un talón de pago impreso en papel hasta permitir el acceso solo en formato electrónico. Saber en qué categoría está tu estado es clave para cumplir con la ley.

Estados que exigen recibos de pago

El Departamento de Trabajo de EE. UU. mantiene una referencia de los requisitos estatales sobre recibos de pago (fuente: dol.gov/agencies/whd/state/paystubs). En general, los estados se dividen en tres categorías según cómo manejan los comprobantes de salario.

Estados que exigen recibos por escrito o impresos

Estos estados exigen que el empleador entregue un comprobante de salario físico o por escrito, ya sea con cada cheque o en intervalos regulares. Algunos permiten la entrega electrónica solo si el empleado la acepta:

• California: exige un comprobante detallado con cada pago de salario (sección 226 del Labor Code)
• Colorado: comprobante por escrito obligatorio en cada periodo de pago
• Connecticut: comprobante de salario detallado obligatorio en cada periodo de pago
• Iowa: exige un comprobante por escrito
• Maine: el empleador debe entregar un comprobante de las deducciones
• Massachusetts: recibo de pago obligatorio con cada pago de salario
• Minnesota: exige un comprobante de ingresos por escrito
• New Hampshire: comprobante detallado de las deducciones
• New York: comprobante de salario detallado con cada pago (sección 195)
• Pennsylvania: exige un comprobante de las deducciones
• Texas: comprobante de ingresos obligatorio en cada periodo de pago (Texas Payday Law)
• Vermont: comprobante de deducciones por escrito obligatorio
• Virginia: exige un comprobante por escrito con cada pago
• Washington: comprobante detallado al final de cada periodo de pago
• Wisconsin: exige un comprobante de deducciones por escrito

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Estados que permiten el acceso electrónico

Estos estados permiten que el empleador entregue los recibos de pago en formato electrónico, por ejemplo en un portal en línea, por correo electrónico o en un sistema digital de nómina. El empleado puede conservar el derecho a pedir una copia impresa:

• Arizona: electrónico o por escrito
• Illinois: acceso electrónico permitido con el consentimiento del empleado
• Indiana: electrónico o por escrito
• Maryland: se permite la entrega electrónica
• Michigan: comprobante electrónico o por escrito
• Missouri: acceso electrónico permitido
• New Jersey: electrónico o impreso
• North Carolina: electrónico o por escrito
• Ohio: se acepta la entrega electrónica
• Oregon: electrónico con el consentimiento del empleado
• South Carolina: electrónico o por escrito
• Utah: electrónico o por escrito

Si quieres ver con más calma cuándo basta el formato digital y cuándo hace falta el papel, lee nuestra guía Recibos de pago digitales o en papel: qué exige cada estado.

Estados sin requisito

Un grupo más pequeño de estados no tiene una ley específica que obligue al empleador a entregar recibos de pago o comprobantes de salario. Aun en estos estados, lo recomendable es entregar uno. Entre los estados más conocidos sin una obligación explícita de recibo de pago están:

• Alabama
• Arkansas
• Florida
• Georgia
• Louisiana
• Mississippi
• Nebraska
• South Dakota
• Tennessee

Incluso en los estados sin un requisito explícito, la FLSA sigue obligando al empleador a llevar registros de nómina precisos. Entregar recibos de pago es la forma más sencilla de demostrar que cumples con esas obligaciones federales de registro.

Qué debe incluir un recibo de pago

Aunque los requisitos cambian según el estado, la mayoría de los estados que exigen recibos de pago pide que cada comprobante de salario incluya la siguiente información:

• Pago bruto: el total ganado antes de cualquier deducción
• Pago neto: la cantidad que el empleado recibe en realidad
• Deducciones detalladas: impuesto federal sobre la renta, impuesto estatal sobre la renta, Seguro Social (6.2%), Medicare (1.45%) y cualquier deducción voluntaria, como el seguro médico o los aportes para la jubilación
• Fechas del periodo de pago: la fecha de inicio y la fecha de cierre del periodo
• Horas trabajadas: el total de horas regulares y de horas extra (si aplica)
• Tarifa de pago: la tarifa por hora o su equivalente en salario
• Nombre y dirección del empleador
• Nombre del empleado y su identificación (a menudo, los últimos 4 dígitos del número de Seguro Social o SSN)

Algunos estados agregan requisitos adicionales. California, por ejemplo, exige el total de horas trabajadas, todas las tarifas por hora que apliquen, el número de horas correspondiente a cada tarifa, las fechas que abarca el periodo de pago, el nombre del empleado y los últimos cuatro dígitos de su SSN, además del nombre legal y la dirección del empleador (fuente: California DIR).

Para ver el desglose completo de cada campo de un recibo de pago, consulta nuestra guía: ¿Qué información tiene un recibo de pago? Cada campo explicado.

Multas por no cumplir

Los empleadores que no entregan los recibos de pago obligatorios enfrentan multas que varían mucho de un estado a otro. En los estados donde las leyes laborales se hacen cumplir con rigor, las multas pueden acumularse rápido entre varios empleados y periodos de pago:

• California: hasta $100 por empleado por la primera infracción y $200 por empleado por cada infracción posterior, con una multa máxima de $4,000 por empleado. Los empleados también pueden recuperar los daños reales y los honorarios de abogado según la sección 226(e) del Labor Code (fuente: California Labor Code 226).
• New York: el empleador enfrenta multas de $250 por infracción. Según la Ley de Prevención del Robo de Salarios (Wage Theft Prevention Act), el empleador también debe entregar avisos de salario por escrito al momento de la contratación y cada año.
• Colorado: multas civiles de hasta $250 por infracción según la Colorado Wage Claim Act.
• Massachusetts: el empleador puede tener que pagar el triple de los daños (treble damages) si un empleado presenta un reclamo porque no le entregaron un comprobante de pago detallado.
• Washington: los empleados pueden reclamar multas a través del Departamento de Trabajo e Industrias (Department of Labor and Industries), incluidos los salarios atrasados y los daños liquidados.

Además de las multas directas, no entregar recibos de pago adecuados puede exponer al empleador a demandas colectivas. Solo en California, las demandas por infracciones relacionadas con recibos de pago están entre los reclamos laborales más comunes que se presentan cada año.

Evita problemas con la ley: crea recibos de pago con cálculos precisos del IRS y todos los campos obligatorios.

Cómo te ayuda PayStubHQ a cumplir con la ley

PayStubHQ es el generador de recibos de pago recomendado para empleadores y trabajadores independientes que necesitan comprobantes de salario que cumplan con la ley. Cada recibo de pago que generas con PayStubHQ incluye todos los campos que suelen exigir las leyes estatales:

• Tasas de impuestos de los 50 estados: se calculan automáticamente según el estado que elijas, incluidos los 9 estados sin impuesto sobre la renta
• Cálculos según la Publicación 15-T del IRS: la retención del impuesto federal sobre la renta usa el mismo método de porcentaje (Percentage Method) que ADP y Gusto (fuente: Publicación 15-T del IRS)
• Desglose de FICA: el Seguro Social (6.2% hasta la base salarial de $184,500) y Medicare (1.45% más el 0.9% del impuesto adicional de Medicare sobre los salarios que pasan de $200,000) aparecen por separado
• Formato profesional: 6 plantillas profesionales que incluyen el nombre del empleador, el nombre del empleado, las fechas del periodo de pago, las horas, las tarifas y los totales del año hasta la fecha (YTD)
• Seguimiento del año hasta la fecha: los totales acumulados se calculan automáticamente en todos los recibos de un paquete

Si tu estado exige recibos impresos o permite la entrega electrónica, PayStubHQ genera documentos PDF descargables que sirven para cualquiera de los dos formatos. Empieza a crear tu recibo de pago ahora: el primero es gratis.

Directorio de recibos de pago por estado

Cada estado tiene sus propias tasas de impuestos, reglas de retención y requisitos para el recibo de pago. PayStubHQ mantiene un directorio completo de los 50 estados, con las tasas de impuestos de cada uno, enlaces a los recursos del departamento de trabajo de cada estado y un generador de recibos de pago ya configurado para cada estado.

Consulta las guías de los estados más comunes:

• California: impuesto estatal sobre la renta del 1% al 13.3% y los requisitos de recibo de pago más estrictos del país
• New York: impuesto estatal sobre la renta del 4% al 10.9% y requisitos detallados para el comprobante de salario según la sección 195
• Texas: no tiene impuesto estatal sobre la renta, pero exige comprobantes de ingresos según la Texas Payday Law
• Florida: no tiene impuesto estatal sobre la renta ni una obligación explícita de entregar recibos de pago, aunque el empleador debe seguir llevando registros

Si tu estado no aparece en la lista, visita el directorio completo de recibos de pago de los 50 estados para ver las tasas de impuestos de tu estado y crear un recibo de pago que cumpla con la ley.

Preguntas frecuentes

¿Es ilegal no darles recibos de pago a los empleados?

Depende del estado. Estados como California, Colorado y New York exigen que el empleador entregue recibos de pago o comprobantes de salario con cada pago. No hay una ley federal que exija recibos de pago en papel, pero la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA) obliga al empleador a llevar registros de nómina precisos. No entregar recibos de pago en los estados que los exigen puede traer multas, sanciones y demandas de los empleados.

¿Qué estados exigen recibos de pago impresos?

Varios estados exigen recibos de pago físicos o impresos con cada pago de salario, entre ellos California, Colorado, Connecticut, Iowa, Maine, Massachusetts, Minnesota, New Hampshire, Pennsylvania, Texas, Vermont y Virginia. Otros estados permiten que el empleador dé acceso electrónico a través de un portal en línea o de un sistema de nómina. Revisa el directorio de estados para conocer las reglas de tu estado.

¿Qué pasa si un empleador no entrega un recibo de pago?

Las multas varían según el estado. En California, el empleador puede pagar hasta $100 por infracción la primera vez y $200 por cada infracción posterior, con un máximo de $4,000 por empleado. New York impone multas de $250 por infracción. Massachusetts permite que los empleados reclamen el triple de los daños. En los estados sin leyes explícitas sobre recibos de pago, el empleador aún puede enfrentar infracciones de la FLSA por el mantenimiento de registros si no puede presentar registros de salario precisos cuando se los piden.